Innan du säljer ditt företag kommer köparen att begära att få göra en due diligence.
Det innebär att köparen kommer vilja sätta sig in i alla detaljerna om ditt bolag. Det går till genom att säljaren behöva dela en mängd handlingar, dokumentation och känslig information om bolaget.
Inför ett företagsförvärv behöver köparen få omfattande information och kunskap om vad det är man faktiskt köper. Vilket egentligen inte är så konstigt. När det gäller köp av ett företag är oftast mycket pengar på spel och om förvärvet sker genom en aktieöverlåtelse så innebär det även att köparen tar över eventuella skyldigheter som bolaget har från säljaren. Så det är inte så konstigt att köparen vill känna sig trygg i vad det är man köper.
För att dela information om bolaget på ett strukturerat och säkert sätt så upprättar man ett så kallat datarum, där säljaren lagrar och delar affärsdokument med en potentiell köpare.
I den här guiden kommer vi att gå igenom vad ett datarum är, när, hur och varför man använder ett.
Ett datarum är en plats där alla intressenter relaterade till en företagsförsäljning kan komma åt, granska och dela känslig information i en säker miljö.
Ett datarum tillhandahåller vanligtvis en rad säkerhetsåtgärder, såsom kryptering, brandväggar och säkerhetskopior.
Datarum används för att lagra och dela känslig finansiella dokument, juridiska dokument, kontrakt och andra konfidentiella affärsdokument.
Datarum används av en mängd olika anledningar, såsom:
o Due diligence: Inför en företagsöverlåtelse är ett datarum en del i due diligence-processen, vilket gör att säljare och köpare kan dela information effektivt och säkert.
o Säker lagring och delning av känslig information: Ett datarum tillhandahåller flera säkerhetsnivåer, såsom kryptering, tvåfaktorsautentisering eller vattenstämplar, så att du kan lagra och dela data samtidigt som du behåller kontrollen över vem som kommer åt den.
o Samarbete: Datarum tillåter flera intressenter att samarbeta i ett projekt i realtid, vilket gör det lättare att dela information och kommunicera
o Transparens och spårbarhet: Datarum ger ett transparent sätt att lagra och dela information, vilket gör det lättare att spåra användaraktivitet. Detta kan bidra till att förbättra ansvarsskyldigheten och minska risken för informationsmissbruk.
Sammantaget är ett datarum ett värdefullt verktyg för den som behöver lagra och dela känslig information. Ett välorganiserat datarum visar även för en köpare att man har god struktur i bolaget.
Vilken typ av dokument du lagrar i datarummet kan variera beroende på typen av transaktion. Här är några vanliga typer av dokument att inkludera i ditt datarum om du säljer ditt företag:
o Finansiella rapporter: finansiella rapporter, balansräkningar, resultaträkningar, skattedeklarationer, kassaflödesanalyser och mer.
o Kund- och leverantörskontrakt: försäljningsavtal, servicekontrakt, upphandlingskontrakt etc.
o Bolagshandlingar: bolagsordning, registreringsbevis, kopior från styrelseprotokoll
o Kommersiella information: Due diligence-material kan innefatta marknadsundersökningar, affärsplaner och konkurrensanalys.
o Immateriella rättigheter: varumärken, upphovsrätter och patent, till exempel.
o Anställningsfrågor: personalfiler, policys, anställningsavtal, pensions och information om förmåner.
o Teknisk information: produktspecifikationer, tekniska ritningar och tekniska rapporter.
o Miljö- och säkerhetsinformation: Om det är relevant för din bransch kan du inkludera miljökonsekvensstudier och hälso- och säkerhetsrapporter.
o Konfidentiell information: Detta kan inkludera affärshemligheter och all annan konfidentiell affärsinformation som inte nämns ovan.
1. Välj en leverantör: Det första steget är att välja datarumsleverantör. Det finns många alternativ (både kostnadsfria och betalda), så gör din research och välj en som uppfyller erakrav när det gäller säkerhetsfunktioner, användarvänlighet och pris.Exempel på populära kostnadsfria tjänster är Google Drive och Dropbox.
2. Bestäm vilka dokument som ska inkluderas: Identifiera de dokument som du behöver inkludera i datarummet, till exempel bokslut, juridiska avtal och immateriella rättigheter.Rekommenderar att ha en öppen dialog med köparen och fråga vilken dokumentation de önskar ta del av.
3. Organisera, numrera och ladda upp dokumenten: Organisera dina dokument som att gruppera dem efter ämne, numrera dem, och ladda sedan upp dem till datarummet.
4. Ange behörigheter: Upprätta åtkomsträttigheter och behörigheter för varje användare eller grupp, beroende på deras roll och behov att veta.
5. Kontrollera åtkomst till dina data: Använd behörigheter och åtkomstkontroller för att begränsa vem som kan se, ladda ner och redigera informationen i datarummet. Detta säkerställer att endast auktoriserade användare kan komma åt känslig information.
Det är viktigt att notera att du som säljare inte bör ge någon tillgång till datarummet innan de har skrivit under ett sekretessavtal (NDA).
Avändningen av ett datarum en enkel process som vanligtvis innefattar följande steg:
1. Tillgång: För att använda ett datarum behöver användaren ha tillgång till den säkra webbplatsen som är värd för informationen.
2. Sök och granska: När du har tillgång till datarummet kan du söka och granska informationen som lagras där. Om datarummet följer bästa praxis, hittar du organiserade mappar och undermappar, vilket gör det enkelt att hitta specifika dokument.
3. Samarbete: Många datarum tillåter flera användare att arbeta tillsammans i ett projekt. Du kan till exempel använda datarummet för att samarbeta kommentera dokument i realtid.
4. Rapportering: De flesta datarum har rapporteringsfunktioner som gör att du kan spåra användaraktivitet och övervaka användningen av datarummet. Denna information kan vara användbar för att hålla koll på hur ett projekt fortskrider.
Det finns många datarumslösningar där ute, var och en av dem varierar i egenskaper och prissättning. För mindre transaktioner räcker det med verktyg som du kanske redan är bekant med som SharePoint, Dropbox eller Google Drive.
Om ovan kostnadsfria alternativ inte uppfyller dina krav,finns det leverantörer som specialiserar sig på datarum, som:
o DocSend
o Box
o Citrix ShareFile
o Firmex
Ett datarum är en säker och kontrollerad miljö som du kan använda för att lagra och dela konfidentiell information. Att skapa ett datarum är ett viktigt steg för att säkerställa en bra övergång mellan gamla och nya ägare.
Ett välstrukturerat datarum hjälperbåda parter att underlätta due diligenceprocessen och på så sätt öka chanserna för en framgångsrik försäljning. Lycka till!
info@bolagsplatsen.se 
070 - 282 16 66
